Как организовать мини-архив для офиса

Храним документы удобно и безопасно

Несмотря на бурное развитие информационных технологий, в каждом офисе скапливается гора бумажной документации – счета, прайс-листы, договоры и многое другое. И если часть из них так или иначе утилизируется, то многое приходится хранить месяцами и даже годами. Сегодня мы дадим несколько советов, как оптимизировать размещение документов в офисе и организовать небольшой, но удобный и функциональный архив.

1. Разработайте инструкцию по делопроизводству. Даже если ваша фирма совсем крошечная, это поможет сэкономить время в дальнейшем. Рекомендации по составлению таких инструкций легко можно найти в интернете. Сюда обычно входят и правила оформления (что избавит вас от частой проблемы, когда один и тот же документ делается на пяти разных шаблонах), и регламент сортировки и хранения, в том числе архивного.

2. Сортируйте бумаги сразу согласно п.1. Неважно, аврал, годовой отчет или атака пришельцев, – установите железное правило сразу определять документ на предназначенное ему место. Это займет минуту, а сохранит часы.

3. Регулярно перебирайте архив. Какие-то документы должны храниться полгода, какие-то год, какие-то пять лет. Определите временной шаг ревизии для своей организации - например, 6 месяцев, и своевременно избавляйтесь от «просрочки».

4. Используйте качественную специализированную мебель. Если в крупных архивах часто используются передвижные стеллажные конструкции, то в небольших офисах предпочтительнее устанавливать облегченные стеллажи и специальные металлические архивные шкафы. Они спроектированы именно для хранения бумажной документации, имеют соответствующий размер полок.